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2018年自考《文書與檔案管理》練習試題及答案

2019-08-12 15:48:09   來源:黑龍江自考網    點擊:   作者:李老師   
  一、名詞解釋

  大事記:

  答:大事記是按照時間順序簡要記述一定范圍內發生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。

  組織沿革:

  答組織沿革是系統記載一個機關、地區或專業系統的組織機構、人員編制、體制變革情況的—種參考資料。是我們研究國家機關史、地方史、革命史以及各種專業史的重要參考資料。

  二、填空題

  1、文書轉化為檔案的基本條件: 辦理完畢 、 保存價值 、 系統整理 、

  移交歸檔 。

  2、公文結構的必備要素主要包括 公文標題 、 正文 、 成文日期 、

  公文制發責任者 。

  3、歸檔文件管理工作由檔案室完成,文件承辦部門或業務部門應在每年 1至2月份 月將文件向檔案室移交。

  4、《歸檔文件目錄》的主要組成部分是: 案卷目錄 、 卷內文件目錄 。

  5、單份文件整理的檔號章欄目包括 全宗號 、 類別號 、 保管期限

  、 年度 、 機構 、 件號 。

  6、文件歸檔范圍劃分的原則是(1)“以我為主”,以本單位工作活動為主;

  (2)“有文必檔”與“有檔不歸”

  7、《國家行政機關公文處理辦法》規定的對外發文的文種主要有

  13 種。

  8、案卷標題是由 作者 、 通訊者 、 問題 、 時間 、

  名稱 、 地區 等要素構成的一個大詞組。

  9、當前,歸檔整理方法主要有兩種: 立卷法 、 單份文件歸檔 。

  10、收文中需要歸檔的主要有: 一是針對本機關的來文,即本機關是文件的主送機關 、 二是來文內客與本機關業務工作有關。這部分主要指上級業務指導機關或本行業主管部門的文件 、 三是來文內客與本機關業務工作無關,但本機關需要貫徹執行的。

  三、判斷題

  1、成套的會議文件應全部歸檔,可按同一期限統一編制檔號。( X )

  2、上級業務指導機關制發的普發性業務文件,本單位有具體貫徹意見的,存入定期30年。( X )

  3、已在本單位檔案軟件系統處理流轉完畢的文件,只須將其電子版本歸檔即可。( X )

  4、在單份文件整理方法中,轉發件與被轉發件可作為一件來處理。(√ )

  5、本單位的會計年報應列入文書檔案的歸檔范圍。( √ )

  四、簡述題

  1、文件與檔案的聯系

  答檔案的前身是文件材料,文件的歸宿是檔案。

  (1)文件與檔案是同一事物在不同階段上的稱呼;

  (2)檔案是歸檔后經過篩選、經系統整理的的文件。

  2、列入永久保管為檔范圍的文件材料主要內容

  答1)、本機關制定的法規性政策性文件材料;

  2)、本機關召開的重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料;

  3)、本機關職能活動形成的重要業務文件材料

  4)、本機關機構演變、人事任免、獎懲、人員名冊等文件材料;

  5)、本機關有關土地、房屋等重要合同協議、資產憑證性材料;

  6)、本機關反映單位基本歷史面貌的文件材料;

  7)、關于重要問題的請示與上級機關的批復、指示;

  8)、上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料

  9)、同級、下級機關關于重要業務問題的來函、請示及本機關的批復材料。

  3、簡述單份文件整理的流程

  1)、收 集:收集應歸檔的文件材料,齊全完整

  2) 歸檔判斷: 判斷文件是否歸檔, 依照歸檔范圍,慎重決定文件去留

  3) 確定期限: 確定歸檔文件的保管期限, 準確客觀

  4)分 類:年度-機構(問題或文號)-期限,分類方法科學、適用,保持相對穩定

  5)編制頁碼

  6)裝訂

  7)排序

  8)蓋檔號章

  9)電腦著錄

  10)裝盒排架

  11)打印目錄

  12)編制檢索工具

  4、歸檔說明的主要內容

  (1)本單位基本情況(單位名稱、性質、隸屬關系、工作職能、年度工作概況);

  (2)組織機構設置、主要領導人任職等及其變化情況

  (3)本年度文書立卷情況(立卷工作的組織、文件完整性、數量、存在問題)

  五、論述題:(給出要點,學生分析論證,以便給分)

  1、淺談高校檔案的利用與保密性原則

  檔案的利用和保密性在高校檔案管理工作中起著相當重要的作用。高校人事管理部門是收集和管理高校教學科研人力資源財富,傳播檔案信息,為教學、科研提供原始的人才憑證,維護歷史真實面貌的重要基地。近年來,作為高校人事管理部門每年都會收入大量的、具有很高的學術研究和科技開發價值的人力資源信息。因此,做好高校人力資源的保密工作至關重要。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙;領導不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案。上述情況表明,檔案部門改變傳統的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,不可偏頗。

  人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的,記述和反映個人經歷和德才表現,以個人為單位組合起來,以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的,是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案的保密性是由它的政治性、機密性所決定的。人事檔案從產生之日起,就為一定的階級所掌握,為一定的社會制度服務或為一定的集團所利用。在社會主義條件下,人事檔案的存在與發展是無

  產階級的政治和國家根本利益需要,它是黨和國家干部、人事工作的重要組成部分,是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策,選賢舉能,知人善任,進行社會主義現代化建設服務的。

  1、關于檔案利用的分析與探索

  1.1檔案的開放工作

  1.2檔案利用的監督工作

  2、關于檔案保密性原則的分析與論述

  2.1 關于檔案保密性原則的概念論述

  2.2 關于檔案保密性原則的重要性

  2.3 電子檔案為檔案的保密性原則和檔案管理帶來了新的挑戰

  3、關于協調檔案利用和檔案保密性原則之間關系的一些措施

  3.1 普及檔案管理以及檔案利用、保密原則的相關知識,讓人們能夠充分認識到其中的厲害關系

  3.2 加強《檔案法》、《憲法》等法律法規中關于檔案的法律規定或者是法律條文的宣傳與推廣

  3.3對外公布檔案開放的消息以及范圍,擴大檔案利用的范圍提高利用的效率

  3.4 提高檔案的收集力度,用與時俱進的眼光看待檔案管理

  2、淺談檔案編研工作的意義

  答檔案編研工作是檔案管理中一項獨立的業務工作,對于開發檔案信息資源,做好檔案工作具有重要的意義。

  第一、是檔案館(室)主動地、系統地、廣泛地提供利用的一種有效方式。

  第二、是提高檔案館(室)工作總體水平的重要途徑。

  第三、是保護檔案原件和長遠流傳檔案文獻的有效措施。

  1、編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分,是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。有了編研工作,才能通過主動提供檔案的編研成果,直接服務于社會各項事業,有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。

  2、編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本,在開展利用服務時,老是把原件提供利用,容易破損,影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用,可以避免檔案原件的重復使用,減少磨損,從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存,便于后人利用。

  3、開展檔案編研工作,可以擴大檔案工作部門在社會上的影響力。通過編研工作,向社會提供編研成果,使廣大利用者看到檔案的價值,加深對檔案和檔案工作的了解,能起到很好的宣傳作用。

  4、檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外,其教化功能更為明顯。如我館編研成果中的“紅軍活動”,“抗戰時期的講稿、詩文”,“鼠疫及預防措施”等重大歷史事件的專題資料,都是對廣大公眾,特別是青少年進行愛國主義的生動教材。

  5、檔案編研工作有利于做好統戰工作。檔案中有許多彌足珍貴的歷史資料,其中不乏個人的檔案資料,這些檔案的主人在當時往往是有一定影響的人物,現在他們的子孫遍布祖國各地。通過編研工作,把這些檔案信息提供給他們的后代,使其更加了解祖輩的情況,從而與之交友,建立友誼,互通信息,獻計獻策,為地方經濟和社會發展服務,具有重要的現實意義。

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